Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób serwis internetowy dostępny pod adresem tutorscope.org (dalej: „Serwis”) zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe osób odwiedzających Serwis oraz osób przesyłających zgłoszenia przez formularze kontaktowe. Dokument przygotowano w oparciu o zasady wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

Zależy nam, aby dokument był zrozumiały, dlatego obok wymaganych informacji prawnych wskazujemy również praktyczne skutki naszych zasad — co dokładnie zbieramy, po co i jak można to zmienić.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Serwisie jest właściciel Serwisu:

• Іванна Ковальчук
• Adres e-mail: [email protected]
• Sprawy dotyczące danych osobowych: [email protected]

Administrator samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych opisane w niniejszym dokumencie. Pełne dane identyfikujące wydawcę Serwisu zawierają Informacje prawne.

2. Punkt kontaktowy

Administrator nie ma obowiązku powołania inspektora ochrony danych, ponieważ nie prowadzi przetwarzania na dużą skalę danych szczególnych kategorii ani regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę. Wyznaczono natomiast stały punkt kontaktowy dla spraw związanych z ochroną danych osobowych, działający pod adresem [email protected]. Punkt ten obsługuje wnioski o realizację praw, pytania o zakres przetwarzania oraz zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa danych.

3. Zakres zbieranych danych

Administrator zbiera wyłącznie dane niezbędne do obsługi zgłoszenia i świadczenia usługi doboru korepetytora. W zależności od sposobu korzystania z Serwisu mogą to być:

• Dane podane w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany przedmiot, poziom nauki, rola osoby piszącej, temat sprawy, treść wiadomości oraz informacje o preferowanych terminach zajęć.
• Dane o korespondencji: treść wiadomości e-mail kierowanych do Administratora oraz data i godzina ich otrzymania.
• Dane dotyczące przebiegu nauki: ustalony cel edukacyjny, plan nauki, terminy sesji oraz treść raportów modułowych.
• Dane techniczne: adres IP w formie skróconej, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu, przybliżona lokalizacja na poziomie kraju oraz strona, z której nastąpiło przejście do Serwisu.
• Dane o aktywności: odwiedzone podstrony, czas wizyty i zdarzenia takie jak rozwinięcie sekcji FAQ, o ile użytkownik wyraził zgodę na statystykę.

Serwis nie zbiera numerów telefonu, nie gromadzi danych o stanie zdrowia, poglądach, przynależności do organizacji ani innych danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO. Prosimy o niepodawanie takich informacji w treści wiadomości. Jeżeli zostaną one przesłane mimo to, usuwamy je niezwłocznie po zapoznaniu się ze zgłoszeniem.

4. Źródło i dobrowolność

Dane pochodzą bezpośrednio od osób, których dotyczą. Administrator nie kupuje baz danych, nie pozyskuje danych od brokerów informacji ani nie zbiera danych z profili w mediach społecznościowych. Wyjątkiem są dane ucznia niepełnoletniego, które przekazuje jego rodzic lub opiekun prawny w zakresie niezbędnym do zorganizowania zajęć.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niepodanie imienia oraz adresu e-mail uniemożliwia obsługę zgłoszenia i przesłanie rekomendacji nauczycieli. Niepodanie informacji o przedmiocie, poziomie i dostępnych terminach nie blokuje kontaktu, ale wydłuża proces doboru korepetytora.

5. Cele i podstawy przetwarzania

Tam, gdzie podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora, interes ten polega na możliwości udzielenia odpowiedzi na korespondencję, utrzymaniu ciągłości obsługi zgłoszenia, zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu oraz ochronie przed bezpodstawnymi roszczeniami. Przed rozpoczęciem przetwarzania na tej podstawie Administrator każdorazowo waży swój interes wobec praw i wolności osób, których dane dotyczą.

6. Okres przechowywania

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji uniemożliwiającej powiązanie ich z konkretną osobą. Wcześniejsze usunięcie następuje na żądanie osoby, której dane dotyczą, o ile nie sprzeciwia się temu obowiązek prawny lub konieczność obrony przed roszczeniami.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane wyłącznie podmiotom, które wspierają Administratora w świadczeniu usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej Serwisu,
• dostawca poczty elektronicznej w domenie tutorscope.org,
• dostawcy narzędzi do prowadzenia lekcji online i wirtualnej klasy,
• korepetytorzy współpracujący z Serwisem — wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania i prowadzenia zajęć,
• dostawca narzędzia analityki odwiedzin, jeżeli użytkownik wyraził na to zgodę,
• podmioty świadczące obsługę prawną lub księgową Administratora, w zakresie niezbędnym do wykonania zleconej usługi.

Każdy podmiot przetwarzający działa wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora i zobowiązany jest do zachowania poufności oraz stosowania środków bezpieczeństwa odpowiadających wymogom RODO. Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach marketingowych. Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom publicznym wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

8. Przekazywanie poza EOG

Administrator ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dane użytkowników z EOG są przekazywane do państwa trzeciego, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz po zastosowaniu dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w szczególności:

• szyfrowania danych w trakcie przesyłania oraz w miejscu przechowywania,
• ograniczenia dostępu wyłącznie do imiennie upoważnionych osób,
• minimalizacji zakresu danych przekazywanych poza EOG,
• prowadzenia rejestru transferów wraz z oceną ryzyka dla praw osób, których dane dotyczą.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na wniosek skierowany na adres punktu kontaktowego.

9. Brak profilowania

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Dobór korepetytora jest prowadzony przez koordynatora nauki — narzędzia informatyczne pełnią wyłącznie rolę pomocniczą przy wyszukiwaniu dostępnych terminów. Administrator nie tworzy profili behawioralnych użytkowników i nie prowadzi marketingu opartego na śledzeniu aktywności w internecie.

10. Prawa użytkownika

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu — uzyskanie informacji, czy i jakie dane są przetwarzane, oraz otrzymanie ich kopii.
• Prawo do sprostowania — poprawienie danych nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych.
• Prawo do usunięcia — żądanie usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne do celów, dla których je zebrano.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — wstrzymanie przetwarzania na czas rozpatrywania sprzeciwu lub weryfikacji poprawności danych.
• Prawo do przenoszenia danych — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora.
• Prawo cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Prawo do skargi — do organu nadzorczego właściwego dla miejsca zwykłego pobytu, w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Realizacja praw

• Wniosek nie wymaga szczególnej formy — wystarczy wskazać, którego prawa dotyczy i jakich danych.
• Jeżeli nie jesteśmy w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek, możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość. Nie prosimy przy tym o dokumenty tożsamości ani o dane wykraczające poza te, którymi już dysponujemy.
• W przypadku żądań skomplikowanych lub licznych termin odpowiedzi może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy w ciągu pierwszego miesiąca wraz z uzasadnieniem.
• Realizacja praw jest wolna od jakichkolwiek obciążeń dla wnioskodawcy.
• Jeżeli odmawiamy realizacji żądania, wskazujemy podstawę odmowy oraz pouczamy o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego.

12. Dane dzieci i młodzieży

Usługi Serwisu adresowane są do osób pełnoletnich oraz do uczniów niepełnoletnich działających za wiedzą i zgodą rodzica lub opiekuna prawnego. Zgłoszenie dotyczące osoby poniżej 16. roku życia powinno zostać przesłane przez opiekuna prawnego, który podaje własne dane kontaktowe. Administrator nie przetwarza danych dzieci w celach marketingowych ani profilujących, a zakres danych ucznia niepełnoletniego ogranicza do informacji niezbędnych do zaplanowania i przeprowadzenia zajęć. Opiekun prawny może w każdej chwili skorzystać z praw opisanych w punkcie 10 w imieniu dziecka.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych protokołem HTTPS/TLS,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych współpracowników, zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej,
• zobowiązania do zachowania poufności podpisywane przez korepetytorów i koordynatorów,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla kont z dostępem do danych zgłoszeniowych,
• regularne kopie zapasowe oraz kontrola aktualizacji oprogramowania,
• okresowy przegląd nadanych uprawnień i usuwanie dostępów, które nie są już potrzebne,
• zasadę minimalizacji — zbieramy wyłącznie dane rzeczywiście potrzebne do obsługi zgłoszenia.

14. Naruszenia ochrony danych

Administrator prowadzi wewnętrzny rejestr naruszeń ochrony danych osobowych. W przypadku stwierdzenia naruszenia, które może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza je właściwemu organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko, Administrator zawiadamia również osoby, których dane dotyczą, opisując charakter naruszenia, prawdopodobne konsekwencje oraz zastosowane środki zaradcze. Podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa danych można zgłosić na adres [email protected].

15. Pliki cookie

Serwis wykorzystuje pliki cookie oraz technologie o zbliżonym działaniu. Szczegółowe informacje o rodzajach plików, ich funkcjach, okresie przechowywania i sposobie zarządzania nimi znajdują się w dokumencie Polityka plików cookie.

16. Odnośniki zewnętrzne

Serwis może zawierać odnośniki do stron zewnętrznych, w tym do narzędzi używanych do prowadzenia lekcji online. Administrator nie odpowiada za polityki prywatności tych podmiotów. Zachęcamy do zapoznania się z zasadami obowiązującymi na stronach, do których prowadzą odnośniki. Zasady odpowiedzialności za treści zewnętrzne opisują Informacje prawne.

17. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami w funkcjonowaniu Serwisu lub przepisach prawa. Aktualna wersja jest zawsze publikowana pod tym adresem, wraz z datą ostatniej aktualizacji widoczną na początku dokumentu. O istotnych zmianach informujemy dodatkowo mailowo osoby korzystające z naszych usług, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.

18. Kontakt i skargi

Pytania dotyczące niniejszej Polityki prosimy kierować na adres [email protected]. Pozostałe kanały kontaktu opisuje strona Kontakt.

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. Zachęcamy jednak, aby przed złożeniem skargi skontaktować się z nami — większość spraw udaje się wyjaśnić bezpośrednio i znacznie szybciej.